Les dirigeants d’entreprise sont aujourd’hui contraints de procéder à la numérisation de toutes les informations relatives aux activités de leur structure. Ce processus devient d’ailleurs obligatoire en vue d’être conforme à la digitalisation des entreprises, mais aussi pour rester dans la course sur le marché. Toutes les données doivent être concentrées et rassemblées dans des bases de données, logiciels ou fichiers. Il y a même la possibilité de les stocker dans des Clouds. Mais comment réussir cette étape du processus de traitement de données ?
Externaliser le traitement de données auprès d’une société spécialisée
L’étape de la numérisation passe souvent par la saisie des données. Actuellement, bon nombre de sociétés spécialisées proposent des prestations dans le domaine en vue de la numérisation des informations d’entreprise.
Ce processus consiste à extraire différentes informations depuis différentes sources telles que les documents en papier pour ensuite les convertir en données numériques après la saisie dans l’ordinateur. Ces dernières doivent être enregistrées dans des lieux de stockages sécurisés. Au sein d’un service de traitement de données d’une agence externalisée, les opérateurs de saisie travaillent en équipe. Ils sont bien formés dans le domaine et disposent d’une expérience significative de plusieurs années dans le domaine. En plus de cela, ils utilisent et maîtrisent les outils et équipements spécifiques à la saisie et traitement de données.
Cette solution d’externalisation est bien accessible à toutes les entreprises de tous les secteurs. Ces dernières ont la possibilité de déléguer le traitement de nombreux documents tels que les factures, les devis, les magazines, les passeports, les bulletins de paie, les bons de livraison, les contrats, les bons de commande, les pièces d’identité… Mais il arrive aussi qu’il faille numériser des fichiers en format vidéo, audio ou image animée.
En optant pour l’externalisation du traitement de données à une société dédiée, les donneurs d’ordres pourront bénéficier de prestations de qualité. Ils pourront en même temps se concentrer davantage sur leur cœur de métier. Faire des économies est aussi un avantage qu’offre cette solution puisque les prestations sont pratiquement abordables. D’autant plus que les tarifs sont fixés en fonction du volume des tâches effectuées. Il n’y a pas non plus besoin de recruter du personnel en plus en interne. Ce qui réduit les dépenses et les charges diverses.
Établir en interne un service dédié au traitement de données
Les sociétés ayant les ressources matérielles et humaines suffisantes ont la possibilité de mettre en place un service dédié en interne. Dans le cas contraire, cette option demande un certain investissement et une solide organisation. En effet, il faudra penser à recruter du personnel en plus pour le traitement de données.
Ce sera notamment des opérateurs de saisie qualifiés. Ce type de professionnel est souvent amené à numériser et saisir des données ou des documents sur ordinateur. Il procède ensuite à leur enregistrement et leur stockage. Le but est d’enrichir et d’alimenter la base de données de l’entreprise. Les documents numérisés doivent être facilement accessibles par tous les collaborateurs de la structure en question.
Dans tous les cas, un opérateur de saisie compétent doit maîtriser les outils informatiques et bureautiques, les logiciels de transcription, les logiciels de traitement de texte… En même temps, il a l’obligation de savoir prendre des notes, retranscrire, rédiger des comptes rendus et les différentes méthodes de classement et d’archivage. Avoir une équipe dédiée en interne est une chose, mais il faudra que chaque collaborateur soit compétent pour mener à bien le traitement de données.
En réalité, le traitement de données est une tâche chronophage. La plupart des entreprises décident souvent de le déléguer à des prestataires pour un gain de temps et d’argent considérable. Or, ceux qui ont les moyens préfèrent le réaliser en interne pour un meilleur suivi. Dans tous les cas, chaque solution procure des avantages. Le choix dépendra notamment des besoins de l’entreprise en question.
